Электронный документооборот: как выбрать систему? CЭД или ЭДО

СЭД (система электронного документооборота) и ЭДО (электронный документооборот) – два тесно связанных, но не взаимозаменяемых понятия. Несмотря на то, что СЭД и ЭДО существуют уже давно, многие пользователи не понимают разницу между ними, попросту считая СЭД и ЭДО разными названиями одного и того же. Действительно, обе системы напрямую связаны с документооборотом, но между ними существует несколько принципиальных различий.

Прежде всего, обсудим, что из себя представляет электронный документооборот, или ЭДО. ЭДО – это процесс обмена электронными документами между контрагентами. Электронный документооборот позволяет:

• Отправлять и получать юридически значимые электронные документы, заверенные электронной подписью;
• Хранить электронные документы в соответствии с требованиями законодательства;
• Снизить расходы на бумагу, печать и почтовые отправления и др., в том числе предотвратить порчу документов;
• Отслеживать статусов подписания контрагентом в режиме онлайн;
• Возможность интегрировать сервис в 1С и другие учетные системы.

По ЭДО можно обмениваться широким спектром юридически значимых документов, в том числе: счета-фактуры, универсальные передаточные документы (УПД), акты приемки-сдачи работ (услуг), договоры, справки, письма и многое другое.

Важно отметить, что не все документы можно отправить по ЭДО. Например, трудовые книжки и медицинские справки необходимо передавать на бумаге. Для обмена документами по ЭДО необходимо подключиться к оператору ЭДО и получить квалифицированную электронную подпись (КЭП).

СЭД – это инструмент, программный комплекс, который помогает организовать работу с электронными документами внутри компании. СЭД – это автоматизированная система, при помощи которой пользователи могут выполнять широкий спектр задач: от создания, хранения и обработки электронных документов до анализа и контроля исполнения поручений и многого другого. Если регулирование ЭДО определяется законами РФ, приказами ФНС и Минфина, то порядок ведения СЭД определяется исключительно руководством компании.

1С:Документооборот является одной из популярных систем электронного документооборота, разработанной компанией 1С. В системе собран оптимальный набор возможностей для автоматизации документооборота (встроенный СЭД), ведения учёта, контроля исполнительской дисциплины, координирования маршрутов и формализации деятельности сотрудников.

В зависимости от сферы деятельности и размера предприятия, компании могут выбрать одну из доступных версий системы 1С:Документооборот. С внедрением поможет официальный партнёр фирмы 1С, компания Практика Стратегий. Компетенции аналитиков и инженеров Практики стратегий включают знания не только 1С и проектной деятельности, но и опыт разработки методологий учёта.

Вам действительно нужен 1С:Документооборот? Если вы сомневаетесь в выборе платформы, предлагаем попробовать услугу “Быстрый старт 1С:Документооборот” по доступной цене от 150 000 руб. Нажмите, чтобы узнать больше информации о том, как вы можете гарантированно получить доступ к ключевым возможностям 1С:Документооборот всего через 1–2 недели.

Преимущества использования СЭД:

• Позволяет автоматизировать многие рутинные операции, связанные с обработкой документов, что освобождает время сотрудников для более важных задач.
• Позволяет быстро найти нужный документ, согласовать его и проконтролировать исполнение.
• Улучшает коммуникацию между сотрудниками и повышает производительность труда.
• Позволяет отслеживать историю изменений документа и быть уверенным, что он не потерян.
• Повышает уровень информационной безопасности.
• Помогает минимизировать риски утечки информации и потери документов.
• Позволяет соответствовать требованиям законодательства в области документооборота.
• Обеспечивает доступ к документам с разных устройств и из любой точки мира.
• Позволяет создавать электронные архивы документов.
• Можно масштабировать в соответствии с потребностями компании.
• Можно интегрировать с другими системами, используемыми в компании.

Современные СЭД – комплексные системы, которые разработаны под потребности как мелкого, так и крупного бизнеса. В зависимости от конкретных задач системы электронного документооборота бывают различных типов:

• Системы делопроизводства;
• ECM-системы;
• CRM-системы;
• Workflow;
• Цифровые архивы;
• Гибридные системы.

Еще раз подчеркнем одно из главных отличий: СЭД используется для работы с внутренними документами компании, а ЭДО – для работы с внешними документами, с контрагентами.

СЭД и ЭДО могут дополнять друг друга. СЭД может использоваться для хранения и обработки электронных документов, полученных и отправленных через ЭДО.

Выбор между СЭД и ЭДО зависит от потребностей компании. Если компании нужна система для работы с внутренними документами, то ей подойдет СЭД. Если компании нужна система для обмена внешними документами с контрагентами, то лучше остановить свои выбор на ЭДО.

В некоторых случаях компании могут использовать и СЭД, и ЭДО.

1С:Документооборот – это не просто система электронного документооборота (СЭД). Решение также включает в себя сервис ЭДО, который позволяет обмениваться электронными документами с контрагентами без необходимости использовать другие программы.

Если вы хотите идти в ногу со временем, вам необходимо внедрить СЭД в комплексе с сервисом обмена документами (ЭДО).

ЭДО (электронный документооборот) – это система обмена электронными документами между контрагентами, имеющая юридическую силу.

СЭД (система электронного документооборота) – это программное обеспечение для управления электронными документами внутри компании.

Под электронным документооборотом в организации подразумевается использование СЭД и/или ЭДО для работы с документами: их создания, хранения, обработки, согласования, контроля исполнения.