СЭД (система электронного документооборота) и ЭДО (электронный документооборот) – два тесно связанных, но не взаимозаменяемых понятия. Несмотря на то, что СЭД и ЭДО существуют уже давно, многие пользователи не понимают разницу между ними, попросту считая СЭД и ЭДО разными названиями одного и того же. Действительно, обе системы напрямую связаны с документооборотом, но между ними существует несколько принципиальных различий.
Что такое ЭДО?
Прежде всего, обсудим, что из себя представляет электронный документооборот, или ЭДО. ЭДО – это процесс обмена электронными документами между контрагентами. Электронный документооборот позволяет:
По ЭДО можно обмениваться широким спектром юридически значимых документов, в том числе: счета-фактуры, универсальные передаточные документы (УПД), акты приемки-сдачи работ (услуг), договоры, справки, письма и многое другое.
Важно отметить, что не все документы можно отправить по ЭДО. Например, трудовые книжки и медицинские справки необходимо передавать на бумаге. Для обмена документами по ЭДО необходимо подключиться к оператору ЭДО и получить квалифицированную электронную подпись (КЭП).
- Отправлять и получать юридически значимые электронные документы, заверенные электронной подписью;
- Хранить электронные документы в соответствии с требованиями законодательства;
- Снизить расходы на бумагу, печать и почтовые отправления и др., в том числе предотвратить порчу документов;
- Отслеживать статусов подписания контрагентом в режиме онлайн;
- Возможность интегрировать сервис в 1С и другие учетные системы.
По ЭДО можно обмениваться широким спектром юридически значимых документов, в том числе: счета-фактуры, универсальные передаточные документы (УПД), акты приемки-сдачи работ (услуг), договоры, справки, письма и многое другое.
Важно отметить, что не все документы можно отправить по ЭДО. Например, трудовые книжки и медицинские справки необходимо передавать на бумаге. Для обмена документами по ЭДО необходимо подключиться к оператору ЭДО и получить квалифицированную электронную подпись (КЭП).
Преимущества использования ЭДО
- Экономия времени и средств: не нужно печатать, отправлять и хранить бумажные документы.
- Повышение юридической значимости: электронные документы с КЭП имеют такую же юридическую силу, как и бумажные.
- Улучшение контроля: можно отслеживать статус документа и быть уверенным, что он дошёл до адресата.
- ЭДО – популярный инструмент для ведения бизнеса: система позволяет оптимизировать документооборот, повысить его эффективность и снизить расходы.
Что такое СЭД?
СЭД – это инструмент, программный комплекс, который помогает организовать работу с электронными документами внутри компании. СЭД – это автоматизированная система, при помощи которой пользователи могут выполнять широкий спектр задач: от создания, хранения и обработки электронных документов до анализа и контроля исполнения поручений и многого другого. Если регулирование ЭДО определяется законами РФ, приказами ФНС и Минфина, то порядок ведения СЭД определяется исключительно руководством компании.
1С:Документооборот является одной из популярных систем электронного документооборота, разработанной компанией 1С. В системе собран оптимальный набор возможностей для автоматизации документооборота (встроенный СЭД), ведения учёта, контроля исполнительской дисциплины, координирования маршрутов и формализации деятельности сотрудников.
В зависимости от сферы деятельности и размера предприятия, компании могут выбрать одну из доступных версий системы 1С:Документооборот. С внедрением поможет официальный партнёр фирмы 1С, компания Практика Стратегий. Компетенции аналитиков и инженеров Практики стратегий включают знания не только 1С и проектной деятельности, но и опыт разработки методологий учёта.
Вам действительно нужен 1С:Документооборот? Если вы сомневаетесь в выборе платформы, предлагаем попробовать услугу “Быстрый старт 1С:Документооборот” по доступной цене от 150 000 руб. Нажмите, чтобы узнать больше информации о том, как вы можете гарантированно получить доступ к ключевым возможностям 1С:Документооборот всего через 1–2 недели.
В зависимости от сферы деятельности и размера предприятия, компании могут выбрать одну из доступных версий системы 1С:Документооборот. С внедрением поможет официальный партнёр фирмы 1С, компания Практика Стратегий. Компетенции аналитиков и инженеров Практики стратегий включают знания не только 1С и проектной деятельности, но и опыт разработки методологий учёта.
Вам действительно нужен 1С:Документооборот? Если вы сомневаетесь в выборе платформы, предлагаем попробовать услугу “Быстрый старт 1С:Документооборот” по доступной цене от 150 000 руб. Нажмите, чтобы узнать больше информации о том, как вы можете гарантированно получить доступ к ключевым возможностям 1С:Документооборот всего через 1–2 недели.
Преимущества использования СЭД:
Современные СЭД – комплексные системы, которые разработаны под потребности как мелкого, так и крупного бизнеса. В зависимости от конкретных задач системы электронного документооборота бывают различных типов:
- Позволяет автоматизировать многие рутинные операции, связанные с обработкой документов, что освобождает время сотрудников для более важных задач.
- Позволяет быстро найти нужный документ, согласовать его и проконтролировать исполнение.
- Улучшает коммуникацию между сотрудниками и повышает производительность труда.
- Позволяет отслеживать историю изменений документа и быть уверенным, что он не потерян.
- Повышает уровень информационной безопасности.
- Помогает минимизировать риски утечки информации и потери документов.
- Позволяет соответствовать требованиям законодательства в области документооборота.
- Обеспечивает доступ к документам с разных устройств и из любой точки мира.
- Позволяет создавать электронные архивы документов.
- Можно масштабировать в соответствии с потребностями компании.
- Можно интегрировать с другими системами, используемыми в компании.
Современные СЭД – комплексные системы, которые разработаны под потребности как мелкого, так и крупного бизнеса. В зависимости от конкретных задач системы электронного документооборота бывают различных типов:
- Системы делопроизводства;
- ECM-системы;
- CRM-системы;
- Workflow;
- Цифровые архивы;
- Гибридные системы.
СЭД и ЭДО – в чём разница?
Еще раз подчеркнем одно из главных отличий: СЭД используется для работы с внутренними документами компании, а ЭДО – для работы с внешними документами, с контрагентами.
СЭД и ЭДО могут дополнять друг друга. СЭД может использоваться для хранения и обработки электронных документов, полученных и отправленных через ЭДО.
Что лучше выбрать: СЭД или ЭДО?
Выбор между СЭД и ЭДО зависит от потребностей компании. Если компании нужна система для работы с внутренними документами, то ей подойдет СЭД. Если компании нужна система для обмена внешними документами с контрагентами, то лучше остановить свои выбор на ЭДО.
В некоторых случаях компании могут использовать и СЭД, и ЭДО.
1С:Документооборот – это не просто система электронного документооборота (СЭД). Решение также включает в себя сервис ЭДО, который позволяет обмениваться электронными документами с контрагентами без необходимости использовать другие программы.
В некоторых случаях компании могут использовать и СЭД, и ЭДО.
1С:Документооборот – это не просто система электронного документооборота (СЭД). Решение также включает в себя сервис ЭДО, который позволяет обмениваться электронными документами с контрагентами без необходимости использовать другие программы.

Если вы хотите идти в ногу со временем, вам необходимо внедрить СЭД в комплексе с сервисом обмена документами (ЭДО).
Вопросы и ответы
Что такое ЭДО?
ЭДО (электронный документооборот) – это система обмена электронными документами между контрагентами, имеющая юридическую силу.
Что такое СЭД?
СЭД (система электронного документооборота) – это программное обеспечение для управления электронными документами внутри компании.
Что такое электронный документооборот в организации?
Под электронным документооборотом в организации подразумевается использование СЭД и/или ЭДО для работы с документами: их создания, хранения, обработки, согласования, контроля исполнения.
Как подключить ЭДО?
- Выбрать оператора ЭДО.
- Заключить договор с оператором.
- Получить электронную подпись.
- Настроить ЭДО в своей учетной системе.
Как подписать документ в ЭДО?
- Открыть документ в системе ЭДО.
- Выбрать свою электронную подпись.
- Подписать документ.